Entités

 

DESCRIPTION

Ce module de CONCEPT Trustee^TM est composé de 6 parties:

• Une base de données contenant l’historique de toutes les entités.
• Un front office incluant une gestion de documents
• Une gestion des tâches liée à une gestion de délais.
• Une interface avec des systèmes de gestion électronique de documents (GED).
• Une messagerie interne.
• Un ensemble de programmes permettant d’assurer une sécurité et gérant le degré de confidentialité des données.

 

BASES DE DONNÉES

La base de données permet de gérer, d’interroger et de conserver toutes les informations relatives aux entités.

Les rubriques et fichiers de cette base sont adaptés aux différents types d’entités concernées (trusts, sociétés, fondations, etc.).

Parmi les très nombreuses informations gérées dans ce module, nous pouvons notamment relever :

• Gestion des documents sociaux et des actions y relatives.
• Gestion des check-lists permettant une organisation personnalisée et structurée de tous documents électroniques. Possibilité de liens  avec un système de gestion électronique de documents (GED) ainsi qu’avec la gestion des tâches et des délais.
• Gestion des pouvoirs, des banques, des comptes et des signatures.
• Gestion des dépôts, coffres.
• Gestion des aspects comptables, des documents et des impératifs liés à la comptabilité.
• Gestion des avoirs et des assurances.
• Etc.

Avec, en sus:

• Pour les sociétés:
  • Gestion de toutes les informations concernant les différentes formes de capital (autorisé/émis/payé), incluant la gestion des certificats d’actions, souscripteurs, actionnaires, nominées.
  • Gestion des administrateurs, des bénéficiaires économiques, etc.

• Pour les trusts:
  • Gestion des settlor(s), trustee(s), bénéficiaires et bénéficiaires exclus.
  • Gestion des clauses, etc.

Ces exemples ne sont pas limitatifs.

Pour toutes ces informations un historique est conservé.

De plus, le système inclut une gestion centralisée et détaillée des personnes physiques qui est accessible depuis la base de données.

Il contient de très nombreuses informations concernant leurs identités, contacts, domiciles, nationalités, niveau de risque, ainsi qu’une gestion des documents scannés tels que copies de passeports, signatures, références diverses, etc.

Un générateur de listes permet à chaque utilisateur de définir des rapports personnalisés à partir des informations contenues dans la base de données.
 

FRONT OFFICE – GESTION DES OPRÉRATIONS COURANTES

Le front office a pour but de rassembler dans un seul module les opérations courantes effectuées dans le cadre de la gestion des entités.

La gestion courante a pour objectif de rationaliser les travaux administratifs évitant les redondances aussi bien dans la base de données qu’au niveau du travail des utilisateurs.

Par exemple, ils doivent créer ou modifier un document sur un traitement de texte, mettre ensuite à jour la base de données manuellement, modifier leur agenda pour indiquer un délai et, finalement, envoyer le document par courrier, fax ou mail.

Dans CONCEPT Trustee^TM , il suffit d’une seule opération. Après avoir saisi l’opération dans la base de données,  le système se chargera de générer automatiquement le document et de l’envoyer par mail.

Ce programme permet donc de:

• Définir et paramétrer facilement les tâches courantes (créer une entité, modifier un conseil d’administration, etc.).
• Créer et lier à ces tâches des documents (formulaires internes, lettres, documents officiels scannés).
• Définir par juridiction et par type d’entité les paramètres pour l’exécution d’une tâche.
• Gérer des paramètres par juridiction et par type d’entité qui guideront l’utilisateur dans son travail et permettront une mise à jour automatique de la gestion des délais.
• Définir des check-lists de documents à établir ou à demander et/ou d’actions à effectuer en fonction des juridictions et du type d’entités. Un suivi automatique est assuré par le système pour chaque entité, de l’utilisateur et la gestion des délais.

 

INTERFACES AVEC DES SYSTÈMES DE GESTION ELECTRONIQUE DE DOCUMENTS (GED)

Ce module permet d’accéder directement aux divers documents stockés au travers d’un système de Gestion Electronique de Documents.

Les liens entre CONCEPT Trustee^TM et les divers systèmes d’archivage peuvent également  être enregistrés et sauvegardés périodiquement et de manière automatique, permettant d’éviter les sources d’erreurs liées à une saisie manuelle.
 

GESTION DES TÂCHES – GESTION DES DÉLAIS

Ce module permet de gérer des tâches ponctuelles ou répétitives ainsi que les délais qui peuvent leur être attachés.

La première partie concerne la gestion des tâches.

Ce module, intégré à l’ensemble de la solution, est principalement mis à jour par l’application. De très nombreux liens automatiques existent, tels que:

• Echéances comptables.
• Echéances de documents légaux.
• Echéances de mandats.
• Rendez-vous et visites de clients.
• Gestion des assemblées générales et des conseils d’administration.
• Echéance des pouvoirs.
• Etc.

L’utilisateur peut également définir ses propres tâches ponctuelles ou répétitives. Pour chacune d’entre elles, il peut indiquer des suppléants, une durée prévisionnelle de travail (planification), une date de rappel, etc.

La deuxième partie est un puissant outil de reporting.

Il permet de consulter les tâches et leurs échéances selon une multitude de critères différents:

• Par utilisateur, par groupe ou pour l’ensemble des utilisateurs avec protection d’accès.
• Par entités, mandats et/ou échéances.
• Avec des échelles de temps variables (rupture par jour, semaine, quinzaine, mois, Trimestre, semestre et année).
• Avec un libre positionnement dans le temps.
• Etc.

 

MESSAGERIE INTERNE

Elle se présente comme un outil de messagerie classique exclusivement accessible aux utilisateurs de CONCEPT Trustee^TM.

Parmi ses nombreuses fonctionnalités spécifiques, on peut relever:

• Possibilité de lier des messages à des mandats (compliance), des entités et des personnes physiques.
• Possibilité de solliciter des délais de réponse pour les messages avec création d’une information dans la gestion des tâches de l’émetteur et du (des) récepteurs.
• Gestion d’alertes pour les utilisateurs lors de la réception de message, notamment pour ceux revêtant un caractère d’urgence (compliance).
• Signature électronique lors de l’émission et de la lecture des messages.
• Archivage des messages, notamment de ceux en provenance du module compliance.
• Etc.

 

SECURITE

CONCEPT Trustee^TM a été développé de manière à offrir à nos clients une protection optimale de leurs informations.

Pour ce faire, les fonctions suivantes sont notamment disponibles:

• Tous les droits peuvent être définis par utilisateur et/ou par groupe d’utilisateurs avec fonction hiérarchique.
• Définition personnalisée de la longueur minimum et de la durée de validité des mots de passe
• Protection d’accès sécurisée par module et par programme.
• Possibilité de définir des droits de type «lire, écrire, modifier, créer, imprimer, exporter».
• Protection d’accès aux entités.
• Protection d’accès à certaines fonctions du programme.
• Possibilité de définir des actions protégées par mot de passe.
• Possibilité de protéger l’accès à chacune des pages des entités par un mot de passe.
• Possibilité de gérer des identités confidentielles de certaines personnes physiques.
• Piste d’audit intégrée.
• Etc.